Generelle betingelser

Ved tildeling av prosjektmidler fra Nasjonalt program for klinisk behandlingsforskning i spesialisthelsetjenesten (KLINBEFORSK), forplikter mottaker seg til å sette seg inn i og følge de vilkår og føringer som er lagt til grunn for tildelingen. Føringene er gitt i dette dokumentet eller ved referanse til følgende:

• Lovpålagte krav som regulerer aktiviteter og administrasjon for prosjektet
• Programplan for KLINBEFORSK
• Utlysningsteksten som ligger til grunn for den aktuelle tildelingen
• Innvilget søknad med prosjektbeskrivelse
• Tildelingsbrev med vilkår for utbetaling av programmidler som angitt i brevet
• Avtale mellom KLINBEFORSK og prosjektansvarlig institusjon

Det vises også til øvrige beskrivelser på programmets nettsider for en helhetlig oversikt over KLINBEFORSKs føringer og referansedokumenter.

Tildeling av programmidler forutsetter at studien gjennomføres i samsvar med prosjektbeskrivelsen og budsjett- og aktivitetsplan som angitt i søknaden til KLINBEFORSK.

I løpet av prosjektperioden kan det imidlertid oppstå behov for endringer innenfor rammen av prosjektet, f.eks. relatert til ansettelser, mindre omdisponeringer av midler og/eller avvik fra søknadens milepælsplan. Prosjektleder er forpliktet til å melde fra skriftlig dersom det planlegges vesentlige avvik fra opprinnelig søknad (jf. kapittel 5).

Vesentlige avvik skal meldes til programadministrasjonen i en egen endringsmelding for prosjektet i god tid før endringen gjennomføres. Programadministrasjonen behandler endringsmeldingene fortløpende og gir en skriftlig tilbakemelding til prosjektansvarlig institusjon med kopi til prosjektleder om vedtak. Ved særlig omfattende avvik kan programstyret for KLINBEFORSK rådspørres om beslutning. Beskrivelse av endringer og rutiner for endringsmelding kan finnes på programmets nettsider.

Prosjektansvarlig institusjon skal inngå en avtale med KLINBEFORSK som regulerer deltakernes plikter og rettigheter med hensyn til bl.a. prosjektgjennomføring, utbetalinger, og rapportering. Hvis ikke annet er skriftlig avtalt med programadministrasjonen skal denne avtalen foreligge innen tre måneder etter at avtalen er oversendt prosjektleder. Avtalen skal signeres av prosjektleder og av administrativ kontaktperson ved prosjektansvarlig institusjon, og sendes programadministrasjonen for KLINBEFORSK. Kopi av samarbeidsavtaler med øvrige nasjonale samarbeidspartnere i prosjektet sendes inn som vedlegg til avtalen.

Personer i vitenskapelige stillinger med KLINBEFORSK-finansiering skal ansettes ved det helseforetak/sykehus som angitt i søknaden. Merk at KLINBEFORSK-midler ikke kan benyttes til å finansiere stillinger ved universiteter og høyskoler. Ansettelser i midlertidige vitenskapelige stillinger skal være i henhold til lov og avtaleverk.

Prosjektledere som mottar midler fra KLINBEFORSK skal registrere sine studier for publisering på institusjonens egne nettsider slik at informasjon om studien blir tilgjengelig også via portalen helsenorge.no.

Før midler fra programmet blir utbetalt, må alle prosjektledere redegjøre skriftlig for status for nødvendige eksterne godkjenninger (REK, DMP, Datatilsynet osv.). Redegjørelsen sendes per e-post til administrasjonen på: klinbeforsk@helse-sorost.no.

Prosjekter der totalbudsjett er betydelig større enn 25 millioner kroner og der fullfinansiering ikke er oppnådd ved tildelingstidspunktet, vil kunne bli gitt en finansieringsgaranti fra KLINBEFORSK tilsvarende søknadssummen. Garantiens varighet vil bli vurdert på individuell basis der det bl.a. vil bli tatt hensyn til tidspunkt for vedtak om tildeling hos andre finansieringskilder som f.eks. Forskningsrådet og Kreftforeningen.

Forskningsmidlene utbetales som hovedregel i et samlet beløp til prosjektansvarlig institusjon og er øremerket prosjektet. Unntaksvis kan tildelingen deles opp dersom programadministrasjonen vurderer dette som mer hensiktsmessig for prosjektgjennomføringen. Prosjektansvarlig institusjon sørger for utbetaling av midler til de samarbeidende institusjonene i henhold til søknadens budsjett og samarbeidsavtalen mellom de deltagende institusjonene.

KLINBEFORSK kan kreve tildelingen tilbakeført dersom prosjektmidlene blir misligholdt, prosjektet ikke kan vise til nødvendig framdrift eller gjennomføringen av prosjektet avviker betydelig fra opprinnelig søknad uten at det er gitt skriftlig samtykke til slike endringer.

Utbetalte midler som overstiger prosjektkostnadene skal som hovedregel tilbakeføres til programmet ved prosjektslutt. En eventuell forlengelse av prosjektperioden ansees som et vesentlig avvik og skal behandles i endringsmelding til programadministrasjonen begrunnet med minimum:

• årsak for ubenyttede midler
• vitenskapelig begrunnelse for bruk av gjenstående prosjektmidler

Det skal føres eget regnskap over prosjektets finansiering og kostnader. Prosjektet kan kun belastes med kostnader som er nødvendige og direkte knyttet til gjennomføringen av prosjektet og i henhold til opprinnelig søknad og budsjett. Det er prosjektansvarlig institusjon som har det endelige regnskapsansvaret for prosjektet som helhet, og det forventes at prosjektansvarlig institusjon har nødvendige systemer, retningslinjer og prosedyrer på plass for administrasjon av prosjektmidler og aktiviteter.

Programstyret, Riksrevisjonen eller en tredjepart utpekt av programstyret har til enhver tid rett til å etterse at de bevilgede midlene benyttes i samsvar med utlysningens formål.

KLINBEFORSK krever at mottakerne periodisk leverer rapport for økonomisk status og faglig framdrift for prosjektene. Det er prosjektansvarlig institusjon som har det overordnede ansvaret for at årlig rapportering blir utført innen fastsatt tid.

Rapportering for KLINBEFORSK består av to separate skjema (faglig og økonomisk rapport) som begge skal fylles ut for rapporteringsperioden. Rapporteringsskjema sendes til prosjektlederne på e-post. Det skal rapporteres fra hele prosjektet, også fra alle regionale samarbeidspartnere som har plikt til å bidra til at rapporteringen er fullstendig. Alle deltagende institusjoner skal beskrive status og framdrift i sin del av prosjektene i årsrapportene.

I årsrapporten skal det oppgis navn på alle som er ansatt i vitenskapelige stillinger finansiert av midler fra programmet. I tillegg vil det også årlig bli etterspurt status for brukermedvirkning i prosjektet.

Dersom en prosjektleder unnlater å sende inn en fullstendig og nøyaktig rapport innen avtalt frist, kan dette indikere behov for tettere oppfølging eller andre håndhevingstiltak, i siste instans inndragelse av tildelte midler. Prosjektoppfølging er en aktiv del av KLINBEFORSKs forvaltning og innebærer bl.a. gjennomgang av rapporter, oppfølging av milepælsplaner og dialog med prosjektlederne.

Ved prosjektslutt skal det innleveres en utførlig, faglig sluttrapport og økonomisk status med oversikt over eventuelle gjenstående programmidler. Gjenstående programmidler skal som hovedregel tilbakeføres til programmet, men ved begrunnet behov kan det være mulighet for å disponere gjenstående midler for relevante aktiviteter knyttet til videreføring av prosjektet.

Dersom det oppstår behov for å foreta vesentlige endringer i prosjektet som medfører avvik fra det som er definert i søknaden, skal endringene avklares med KLINBEFORSKs programadministrasjon. Ved særlig omfattende avvik kan programstyret bli bedt om å vurdere hvilke følger avviket skal få.

En endring ansees som «vesentlig» dersom den omfatter:

1. Betingelser for forskningsaktiviteten, inkludert:

• sammensetningen av samarbeidspartnere
• fordelingen mellom regionene
• endringer i forskningsmål og -problemstillinger utover det som er beskrevet i søknaden

2. Vitenskapelige stillinger:

• bytte av prosjektleder pga. avsluttet arbeidsforhold ved søkerinstitusjonen, oppnådd øvre aldersgrense på 70 år e.l.
• bytte av prosjektdeltakere
• endring av stillingsandel eller -type
• permisjoner for eller bytte av doktorgrads-, postdoktor- eller forskerkandidater (finansiert av prosjektmidlene). Ved bytte av doktorgradskandidat forutsettes det at det er tilgjengelige midler til tre fulle årsverk for den nye kandidaten.

3. Andre endringer:

• utsatt dato for prosjektstart m.m.

Mindre endringer kan avtales mellom prosjektdeltagerne og redegjøres for ved årlig rapportering.

Forskningsadministrasjonen ved det regionale helseforetaket i den aktuelle regionen vil bli orientert dersom det foretas vesentlige endringer.

Se ellers beskrivelse av rutiner for endring og mal for endringsmelding på programmets nettsider.