Implementering av avtaler og artikler

Rolle

Regionene kan ha utpekt kontaktpersoner for implementering som skal koordinere aktiviteter med leverandørens implementeringsansvarlig og signere planen på vegne av regionen eller for eget HF.

Særskilt om levering av varer til FS

• For varer som skal leveres til FS beregnes normalt 12 ukers implementering.
• Om ikke annet er avtalt skal nye varer som lagerføres på FS leveres 4 uker før avtalens oppstartdato.
• Varer til kontrollstasjon skal leveres 9 uker før avtalens oppstartdato. 
• Gjennom aktiviteter i implementeringsplanen vil det planlegges sluttsalg og innfasing av artikler der målet er å sikre kontinuitet mellom eksisterende og nye avtaleartikler og unngå kassasjon.

Figur 1  illustrerer aktiviteter hos FS angitt i lyseblått og 
leverandørens aktiviteter i mørkeblått, prikkede angir felles aktiviteter

Prognoser

For implementeringer på FS vil Leverandøren få prognoser ved oppstart i forbindelse med implementering og kunne avtale å motta veiledende driftsprognoser når avtalen er i drift.

Levering til Regionale ERP-systemer til HF

For varer som skal leveres gjennom felles regionale ERP-systemer til HF, beregnes normalt 8 ukers implementeringstid.

Figur 2  illustrerer aktiviteter hos HF angitt i lyseblått og leverandørens aktiviteter i mørkeblått, prikkene angir felles aktiviteter.

 

 

Implementeringsplan for FS kan benyttes i sin helhet for alle aktiviteter eller kun utvalgte aktiviteter. Planen signeres av kunden og leverandøren.

Figur 1 Forpliktende aktiviteter ved implementering på FS.pdf

 

1. Prognosearbeid (uke 12 og 11 før oppstart): Leverandøren får en frist til å bekrefte årsprognoser (oppgis i stk.) oversendt fra regionens kontaktperson. Prognosene anses som veiledende og påvirkes av:

• Aktivitet på sykehusene
• Implementeringstempo
• Pakningsstørrelser, sterile varer

Leverandør og regional kontaktperson avtaler om varen kan leveres som «SUL-vare» /steril vare uten lagerpakning). Se «krav til den fysiske vareflyten» 

2. Oppstartsmøte (uke 10 før oppstart): Regionens kontaktperson kaller inn til oppstartsmøte 
eller avtaler annen dialog for planlegging av implementeringsaktiviteter. I forkant av møtet vil leverandør motta oversikt over sortiment og foreslått implementeringsplan.

3. Signering av Implementeringsplan (uke 10 før oppstart): Implementeringsplanen godkjennes og signeres av regionens kontaktperson og leverandøren. Dersom det skulle skje uforutsette endringer og avvik i leveranse oppstår, skal leverandøren varsle dette til regionens kontaktperson. Her vurderes det hvordan endringer påvirker aktivitetene i implementeringsplanen og oppstartdato. 

4. Bestilling av EHF-katalog (uke 9 før oppstart): Leverandøren blir bedt om å laste opp EHF-varekatalog iht. elektronisk samhandlingsavtale med eventuelt vedlegg knyttet til krav til masterdata og varekatalog. Ved behov innhentes utvidet leverandørinformasjon og evt. behov for tilleggsinformasjon fra FS 

5. Kontrollstasjonordre, for FS med egen kontrollstasjon (uke 9 før oppstart): Innkjøpsavdelingen ved FS sender en egen ordre på varer til kontrollstasjon. Leveringsadressen kommer frem på ordre. Se «krav til den fysiske leveransen» 

6. Verifisering av Elektronisk Samhandling (uke 9 før oppstart): Leverandør og kontaktperson for e-handel avtaler testing og verifisering av EHF-ordre, ordresvar og faktura. Dersom det er en egen bestillingsløsning på FS vil det 
utføres egne tester og verifisering av EHF-ordre, ordresvar og faktura

7. Opplasting EHF-katalog (uke 7 før oppstart): Leverandør laster opp kvalitetssikret EHF-katalog.

8. Kontroll av Masterdata (uke 7 før oppstart): Leverandøren skal kontrollere masterdata i leverandørportalen.

9. Leveranse til Kontrollstasjon (uke 9 til 7 før oppstart): Leverandøren sender varer i lagerforpakninger i tråd med «krav til den fysisk leveransen».

10. Første Ordre til Lager (uke 10 før oppstart): FS skal sende ordinær ordre for lageroppbygging. Priser som brukes på første bestilling skal være iht. prisen på den nye avtalen.

11. Vareleveranse for Lageroppbygging (uke 4 til uke 1 før oppstart): Leverandør plikter å levere avtalt mengde av varer for lageroppbygging iht. prognoser i prosess steg 1.

Impementeringsplanen for HF signeres av begge parter og kan tilpasses spesifikke aktiviteter.

Figur 2 Forpliktende aktiviteter ved HF eller regional ERP-løsning for HF.pdf

Aktiviteter ved implementering av varer til helseforetakene

1. Oppstartsmøte (uke 8 før oppstart): Regionens kontaktperson kaller inn til oppstartsmøte eller avtaler annen dialog for planlegging av aktiviteter 

2. Signering av Implementeringsplan (uke 8 til 7 før oppstart): Implementeringsplanen godkjennes og signeres. Dersom det skulle skje uforutsette endringer og avvik i 
leveranse, skal leverandøren varsle dette. Det vurderes hvordan endringer påvirker planen og oppstartdato.

3. Bestilling av EHF-katalog (uke 7 før oppstart): Leverandøren blir bedt om å laste opp EHF-varekatalog iht. elektronisk samhandlingsavtale med eventuelt vedlegg 
knyttet til krav til masterdata og varekatalog.

4. Verifisering av elektronisk samhandling (uke 6 før oppstart): Testing og verifisering av EHF-ordre, ordresvar og faktura avtales og utføres.

5. Opplasting EHF-katalog (uke 6 til 5 før oppstart): Leverandør og kontaktperson for e-handel avtaler og utfører testing og verifisering av EHF-ordre, ordresvar og faktura.

6. Kontroll av masterdata (uke 6 til 5 før oppstart): Leverandør skal kontrollere masterdata i leverandørportalen 

7. Berike artikkelinformasjon (uke 4 til 1 før oppstart): Leverandøren og regionens kontaktperson avtaler videre behov for masterdata og konverteringslister som grunnlag for informasjon tilgjengelig hos HF