Måling og sanksjoner

Måltall

Leverandør skal ha etablert vareforsyningsløsninger som sikrer tilstrekkelig kontinuitet i forsyningen som ivaretar variasjoner i bestillinger. Grunnlag for måling er avtalens sortiment som bestilles på fast basis. Ordren skal som hovedregel leveres komplett og fullevert til avtalt leveringstid til FS og HF.

Leverandøren skal ha en leveringspresisjon på 96 % fulleverte ordrelinjer levert i tide målt pr. måned for levering til helseregionene.

Måling skal skje pr helseforetak (HF) og pr regionale forsyningssenter (FS) for 
kolli/varemottatte ordrelinjer. 

Grunnlag

Forsinkelse måles ut i fra de bestilte varer som ikke ankommer til avtalt leveringsdag på HF eller FS og dette ikke skyldes forhold kunden bærer risikoen for eller Force Majeure etter avtalen som regulerer kjøpet.

Rapport

Leverandøren plikter å fremlegge rapport for leveringspresisjon målt pr HF og 
FS på forespørsel fra kunden for kjøpte artikler.

Rapporter skal sendes til Avtaleforvalter og HF eller FS på forespørsel.

Dette danner grunnlaget for eventuelt sanksjonering.

Særskilt ved FS

FS vil kunne sende målingsgrunnlag på vegne av sin helseregion for oppfølging av leveringspresisjon mot leverandørene. Dette avtales mellom de regionale forsyningssenterne og leverandøren.

Rapport sendes månedlig til kontaktperson hos leverandøren.

Leverandøren vil bli bedt om å gi tilbakemelding på rapporten, slik at denne 
bekreftes og eventuelle unntak eller feil korrigeres og hensyntas i grunnlaget.

Måling og gebyr ved forsinkelse

Ved en målt og avstemt leveringspresisjon som er lavere enn 96 %, vil 
leverandør kunne bli sanksjonert for manglende leveranse for den andelen av 
ordrelinjen som er forsinket.

Gebyret utgjør pr virkedag: 

• 3,5 % målt av forsinket ordrelinjeverdi for artikler med stykkpris 0,1- 9,9999 kr
• 1,0 % målt av forsinket ordrelinjeverdig for artikler med stykkpris 10- 499,9999 kr 
• 0,5 % mål av forsinket ordrelinjeverdi for artikler med stykkpris fra 500 og høyere kr

Det beregnes for inntil 40 virkedager som varen er forsinket.

Gebyr etter denne bestemmelsen vil kreves inn i den utstrekning det ikke er 
krevd særskilt dagmulkt etter avtalen som regulerer kjøpet.

Sanksjoner og gebyrer

Helseregionene kan avstå fra å kreve gebyr etter dette punkt i særskilte tilfeller, som for eksempel kjente leveranseutfordringer i markedet.  

 

Måltall

Leverandøren skal ha etablert et kvalitetssystem som sikrer at feil og skader unngås eller minimeres for bestillinger til HF eller FS.

Leverandøren skal sikre at reklamasjonsgraden fra HF eller FS ikke overstiger 0,5 % målt pr. måned. Måling skal skje pr helseforetak (HF) og ved levering pr. HF og pr regionale forsyningssenter (FS) . 

Grunnlag

Reklamasjon foreligger dersom den bestilte varen ikke tilfredsstiller kravene ved mottak som angitt i vedlegg 4, kapittel 2 underpunkt «varemottak ved HF og FS» og vedlegg 2 «krav til den fysiske vareflyten».

Grunnlaget for reklamasjon registreres ved varemottakskontroll ved HF og FS.  

Rapport

Leverandøren skal kunne fremlegge rapport over reklamasjonsgrad målt pr HF og pr FS på forespørsel fra HF eller FS.  

Særskilt ved FS

FS vil kunne sende målingsgrunnlag på vegne av sin helseregion for oppfølging av reklamasjonsgrad mot leverandørene. Dette avtales mellom de regionale forsyningssenterne og leverandøren.

Rapport sendes månedlig til kontaktperson hos leverandøren.

Leverandøren vil bli bedt om å gi tilbakemelding på rapporten, slik at denne bekreftes og eventuelle unntak eller feil korrigeres og hensyntas i grunnlaget.  

Måling av mangel

Reklamasjonsgraden måles som antall bestilte varer med reklamasjon som ikke kan tas i bruk som forutsatt, delt på antall bestilte varer som er levert totalt pr. måned.

Ved avvik utover 0,5 % vil leverandøren bli bedt om å fremlegge en detaljert oppfølgingsplan med tiltak.  

Gebyr ved reklamasjoner

Det vil kunne påløpe et gebyr på 1 000 kr eks. mva. fra første reklamasjonsbehandling dersom feil og mangler medfører at pakninger eller paller må settes til side for videre retur eller kassasjon.

Det kan i tillegg påløpe kostnader for lagring av paller.

Gebyret faktureres samlet pr. måned.  

Sanksjoner og gebyrer

Helseregionene kan avstå fra å kreve gebyr etter dette punkt i særskilte tilfeller, som for eksempel kjente leveranseutfordringer i markedet.  

 

Merarbeid (timepris)

Ved dokumentert merarbeid knyttet til avviksbehandling (pakking av tilbakekalte varer, feillevering, skadet gods som skal destrueres, etc.) vil det kunne belastes kostnader knyttet til merarbeid etter medgått timepris.

Dersom det er flere paller involvert i avviket, kan leverandøren bli belastet med lagringsleie til kostpris. 

Destruksjon (etter regning)

Dersom leverandøren og HF eller FS avtaler at kunden sender varene til destruksjon, viderefaktureres destruksjonskostnader etter regning.

Leverandøren belastes tilsvarende for destruksjon dersom ikke leverandøren henter avtalte varer innen fristen på 10 virkedager.  

Palleutveksling (etter regning)

Leverandøren skal dekke alle kostnader for palleutveksling av europaller.

Destruksjon av ikke godkjente paller skjer etter regning.