Varemottak ved HF og FS

HF eller FS skal kontrollere varene ved mottak. Her vil synlig feil på emballasje, merking, holdbarhet, el. anføres. 

Tilfeller som medfører reklamasjon og arbeid med utbedring av mangel:

• Varens tilstand, emballasje og skade iht. figur 1 "kvalitetskontroll" 
• Levert feil antall (for mye/for lite i forhold til pakkseddel)
• Levert feil vare
• Levert for kort eller utgått holdbarhet
• Feilmerking/manglende merking av produkt
• Skjulte feil som oppdages etter mottak og lagerlegging som kan henføres til leverandørfeil
• Manglende dokumenter (pakkseddel, sertifikater, CoC-dokumenter, etc.
• Palleproblem (ikke godkjent EUR, skadd/skitten/mugg pall)

Det er kun godkjente varer som lagerlegges.

• Leverandøren skal ha tett dialog med HF og FS og kommunisere forhold som avviker fra opprinnelig levering 
• HF eller FS kontrollerer ordrelinjer mot fysisk forsendelse og tar endelig varemottak så raskt som mulig etter varene er mottatt. 
• Varer med feil eller skader settes til side for videre håndtering, inspeksjon og reklamasjon mot leverandør.
•  Korrekte ordre godkjennes, eventuelle skjulte feil vil kunne meldes etter at sluttkunden har mottatt varen på et helseforetak.

Skaffevarer og SUL-vare skal leveres iht. kravene i vedlegg 2 «krav til den fysiske leveransen» kapittel 8. FS forbeholder seg retten til å avvise 2-lags forpakninger dersom det oppstår tvil om emballering

Kontroll av leveranse ved mottak:

• Korrekt antall kolli.
• Kontroll mht synlige skader iht kriteriene nedenfor
• Registrering av ankomstdato og -tid, avvik anmerkes på fraktbrev.

Se bildekarusell lenger ned på siden for eksempler på kontrollvurderinger knyttet til heft, mangler og skader som utføres etter varemottak. 

For mindre avvik, eksempelvis transportpakning med støv/skitt, transportforpakning med mindre ytre rift eller lettere ytre skader kan godset som oftest aksepteres for innlagring. 

Ved litt mer omfattende skader eksempelvis transportforpakning med flekker/tilsøling, større rifter eller ved ved brekkasje/sammentrykt transportforpakning så må det gjøres en grundigere vurdering:  

• Kontroll av skadeomfang innenfor skadd ytteremballasje. Sterile produkter kontrolleres i rentrom sluse. Hvis det er uklart om produktene er skadd, kontakt leverandøren og/eller fagpersonell hos vareeier. Produkter sperres i påvente av avklaring
• Sterile varer og legemidler forblir sperret inntil avklart.
• Konstatert skade reklameres. 

Ved store skader/mangler, eksempelvis transportforpakning med mugg, transportforpakning som er våt eller fuktig, forpakning har revner, hull eller er åpen, ytteremballasje mangler eller produktmerking mangler, så gjelder følgende:

• Kontroll av skadeomfang innenfor skadd ytteremballasje. Hvis det er uklart om produktene har skade/mangel, kontakt leverandøren og/eller fagpersonell hos vareeier. Produkter sperres i påvente av avklaring. 
• Sterile varer og legemidler skal alltid betraktes som uakseptable.
• Uemballert vare og åpen ytteremballasje skal betraktes som uakseptable.
• Konstatert skade / mangel reklameres.