Spørsmål og svar
Spørsmål: Det vises til at ledetider på ordrer er på henholdsvis 3 virkedager (Sør-Øst, Midt.-Norge og Vest) og 5 virkedager (Nord-Norge). En ledetid på 5 virkedager kan bli vanskelig å oppnå til Nord-Norge pga utfordringer med dårlig vær, jernbaner som blir stengt etc. Kan vi forvente at det blir tatt hensyn til dette ved vurderinger av eventuelle sanksjoner?
Svar: Dette er de generelle ledetidene. Dette gjelder dersom ikke annet er avtalt særskilt med kundene i de ulike regionene. I Helse Nord er man godt kjent med uforutsette utfordringer knyttet til værsituasjon. Det vil bli tatt hensyn til dette ved målinger og avvikshåndtering.
Spørsmål: Våre pakningsstørrelser er helt og holdent styrt av internasjonale standarder og passer ikke nødvendigvis inn i standardene på norske sykehus. Hvordan forholder man seg til dette?
Svar: Krav til pakningsstørrelser vil måtte hensynta eventuelle områder der det finnes internasjonale faste pakningsstandarder. Dialogen om pakningsstørrelser, paller og andre særskilte forhold er viktig å avdekke i markedsdialog og ved utfylling av kartleggingsskjema for logistikk. I konkurransegrunnlagene vil det være mulig å ta hensyn til særskilte forhold.
Spørsmål: Gjelder krav til pall for både FS og HF? Gjelder kravet da på 120 cm alle typer palleleveranser?
Svar: Det er et generelt krav til at levering av helpall (like artikler på samme pall, skal bestrebes å være 120 cm for FS og HF. Dette vil gjelde så sant det ikke i markedsdialog eller kartleggingsskjema avdekkes grunnlag for unntak.
Spørsmål: Det er viktig at også kunden tar ansvar for at artikler blir lagt i innkjøpssystem til avtalestart og at det er tett dialog dersom varer skal flyttes til forsyningssenter. Hvordan sikres dette?
Svar: Kunden og leverandøren har felles ansvar for forberedelser og at artikler som kjøpes er tilgjengelig for bestilling i ERP-systemene til helseregionene. Det er viktig at kunden og leverandøren har tett dialog når man skal ta inn sortiment til et forsyningssenter. Se ellers prosess som fremkommer av vedlegg 3.
Spørsmål: Det er satt et reklamasjonsgebyr på 1000 kr for avvik. Kan dere angi hvilke type avvik dette vil være?
Svar: Gebyr vil kunne bli ilagt ved følgende tilfeller som medfører reklamasjon og arbeid med utbedring av mangel:
- Varens tilstand, emballasje og skade iht. figur 1 "mottakskontroll" i vedlegg 4.
- Levert feil antall (for mye/for lite i forhold til pakkseddel)
- Levert feil vare
- Levert for kort eller utgått holdbarhet
- Feilmerking/manglende merking av produkt (ref. vedlegg 2)
- Skjulte feil som oppdages etter mottak og lagerlegging som kan henføres til leverandørfeil
- Manglende dokumenter (pakkseddel, sertifikater, CoC-dokumenter, etc.
- Palleproblem (ikke godkjent EUR, skadd/skitten/mugg pall)
Spørsmål: Vi mener at det ved feil som helt og holdent skyldes kunden, så må kunden kunne belastes for merkostnader. Dette gjelder for eksempel feilbestillinger. Hvordan håndteres dette?
Svar: Det er rimelig at kunden skal belastes for feil som helt og holdent skyldes kunden dersom varene skal returneres.
Spørsmål: Det må være en forutsigbarhet i grunnlaget for måling og sanksjoner. Dette må stå i forhold til volum og være en del av sortimentet som kjøpes på fast basis. Hvordan håndteres dette?
Svar: Det er rimelig at dette skal gjelde det som er forutsigbart. I vedlegg 5 vil det presiseres at grunnlag for måling er avtalens sortiment som bestilles på fast basis fra HF eller FS. Prognoser vil være et naturlig tema dialog mellom kunden og leverandøren.
Spørsmål: Vi (leverandørene) leverer månedlig statistikker til Sykehusinnkjøp. Vil dette behovet opphøre?
Svar: Nei. Sykehusinnkjøp HF skal fortsatt ha tilsendt statistikk
Spørsmål: Vi opplever at kunder ikke etterlever inngåtte rammeavtaler. Hvordan forholder vi oss til dette?
Svar: Dersom en leverandør opplever at kundene ikke etterlever inngåtte avtaler bør det gis beskjed om dette til avtaleforvaltning ved Sykehusinnkjøp HF
Spørsmål: Vi lurer på hvordan kravene om å være leveringsdyktig på varene ved avtalens oppstartsdato vil fungere. Hvor lang tid har leverandører mellom tildeling, avtaleinngåelse og oppstart avtale? Erfaringsmessig så er det ikke alltid så mange dagene eller ukene mellom tildeling og oppstart, særlig gjelder det varer som har lang produksjons- og/eller leveringstid
Svar: I gjennomføring av anskaffelsene vil det bli lagt vekt på å ta hensyn til at det er tilstrekkelig tid mellom avtaleinngåelse og oppstart av avtale. Krav til når leverandør skal være leveringsdyktig vil eksempelvis være tema i markedsdialogen, Leverandører oppfordres i tillegg til å til å gi tilbakemelding dersom det er krav i konkurransedokumentene som er urealistiske å kunne innfri.