Når det innleveres en søknad om regionale forskningsmidler i eSøknad, sendes det automatisk ut en kvittering pr. e-post fra søknadsportalen til den som har opprettet søknaden. Hvis det ikke er samme person som prosjektleder i søknaden, vil også prosjektleder motta samme e-post.  
 
Forskningsadministrasjonen i Helse Sør-Øst RHF gjennomgår alle søknadene etter at søknadsfristen har utløpt. Søknader som ikke oppfyller formelle krav blir avvist. Prosjektleder (søker) vil i så tilfelle bli orientert om dette. Se oversikt over mulige årsaker til avvisning av søknader.

Fagkomiteer

Søknadene vurderes av fagkomiteer med medlemmer rekruttert fra nasjonale og internasjonale forskningsmiljøer med høy vitenskapelig produksjon. Fagkomiteene rekrutteres slik at de reflekterer tematisk profil og fagområder for søknadene i den aktuelle komiteen.

Helse Sør-Øst RHF rekrutterer kun eksterne medlemmer til sine vurderingskomiteer, dvs. enten fra andre helseregioner i Norge eller fra utlandet. Det etterstrebes en høy andel internasjonale komitémedlemmer (ca. 70-80 %), og kjønnsbalanse innenfor hver komite. Komitémedlemmene byttes ut jevnlig slik at det stadig trekkes inn nye medlemmer.

Søknadsvurdering
Alle søknader vurderes etter de samme vurderingskriteriene.  Det er tre kriterier for vitenskapelig kvalitet og tre kriterier for forventet nytteverdi for pasientbehandling. Med nytteverdi menes her:

Søknadene vurderes av minst to uavhengige, likestilte medlemmer i komiteen.

Se oversikt over vurderingskriteriene​.

 

Komi​​témøter

Etter at den individuelle søknadsvurderingen er ferdigstilt, avholdes det et fysisk møte i hver komité for diskusjon av søknadene. Formålet med diskusjonen er å utarbeide en omforent innstillingsliste. Alle søknader i øvre halvdel etter den individuelle vurderingen diskuteres i komitemøtet. I tillegg diskuteres alle søknader der det er en betydelig uenighet om score mellom komitemedlemmene. Det medfører at rundt 60 % av søknadene behandles i plenum. Alle diskuterte søknader får en fullstendig tilbakemelding fra komiteen, mens søknader som ikke har nådd opp for videre diskusjon i komiteene får en forenklet tilbakemelding.

Resultatet fra hver fagkomite samles til slutt i en felles innstillingsliste. Det settes også opp en rangert venteliste som benyttes dersom det av ulike årsaker blir tilgjengelige midler etter tildeling.

Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF følger innstillingsprosessen og påser at føringer ikke fravikes under arbeidet. 

Komité for strategisk må​​​lretting av regionale forskningsmidler
Søknader innenfor de prioriterte fagområdene som ikke innstilles til støtte i den åpne utlysningen, behandles av en egen komitè for strategisk målretting av forskningsmidler. Denne komiteen består av medlemmer på ledernivå fra ulike enheter i det regionale helseforetaket, en brukerrepresentant, en konserntillitsvalgt og en observatør fra konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF.

Komiteen foretar en strategisk vurdering av søknadene for målretting av inntil 10 mill. kr av utlysningspotten til prosjekter innenfor de utvalgte fagområdene.

Vedtak om tildeling, for​​melle prosesser

Den samlede innstillingslisten, inklusive ventelisten, fra alle fagkomiteene skal ifølge Instruks til styret i Helse Sør-Øst RHF om samarbeidet med universiteter og høyskoler legges fram for Samarbeidsorganet for forskning, innovasjon og utdanning i Helse Sør-Øst​. Samarbeidsorganet behandler i første rekke prosessen for tildeling og gjør ingen endringer av innstillingslisten.

Styret i Helse Sør-Øst RHF vedtar endelig tildeling av regionale forskningsmidler på grunnlag av både den samlede innstillingslisten fra fagkomitene og innstilte søknader fra komiteen for strategisk målretting av forskningsmidler. Oversikten over innvilgede søknader legges ut på nettsidene til Helse Sør-Øst RHF rett etter vedtak i styremøtet i Helse Sør-Øst RHF den 16. desember 2022. Samtlige prosjektledere for søknader om regionale forskningsmidler mottar samme dag svar pr. e-post på sine søknader.

 

​Habilitet

Helse Sør-Øst RHF stiller strenge krav til habilitet i alle ledd av vurderingsprosessen

• Medlemmene i fagkomiteene må erklære seg habile for hver enkelt søknad de skal bedømme
  
• Regionalt forskningsutvalg gjennomgår vurderingsprosessen, men blir ikke forelagt innstillingslisten
• Medlemmene i Samarbeidsorganet for forskning, innovasjon og utdanning i Helse Sør-Øst må vurdere sin habilitet i forhold til alle prosjekter som er innstilt til støtte eller venteliste. Det er utarbeidet egne kriterier for dette. 

 

​
​