Søknadsmottak og administrativ gjennomgang
Når en søknad om regionale forskningsmidler innleveres i eSøknad, sendes det automatisk ut en kvittering pr. e-post fra søknadsportalen til prosjektleder. Dersom det er en annen person enn prosjektleder som har opprettet søknaden, vil også den personen motta samme e-post.
Forskningsadministrasjonen i Helse Sør-Øst RHF gjennomgår alle søknadene etter at søknadsfristen har utløpt. I den administrative gjennomgangen blir søknadene undersøkt opp mot alle krav og føringer gjengitt i utlysningen. Søknader som ikke oppfyller formelle krav blir avvist. Prosjektleder (søker) vil i så tilfelle bli orientert om dette.
Se oversikt over mulige årsaker til avvisning av søknader.
Klassfisering og fordeling til fagkomiteene
Søknadene vurderes av fagkomiteer med medlemmer rekruttert fra nasjonale og internasjonale forskningsmiljøer med høy vitenskapelig produksjon. Fagkomiteene settes sammen slik at de reflekterer tematisk profil innenfor hver faggruppe og de fagområder som inngår i søknadene i disse gruppene. Korrekt klassifisering av søknaden er derfor et sentralt element i søknadsprosessen og for fordeling til fagkomiteenes medlemmer. Se oversikt over sammensetning av faggruppene.
Helse Sør-Øst RHF rekrutterer kun eksterne medlemmer til sine vurderingskomiteer, dvs. enten fra andre helseregioner i Norge eller fra utlandet. Det etterstrebes en høy andel internasjonale komitémedlemmer (ca. 80-90 %), og kjønnsbalanse innenfor hver komite. Komitémedlemmene byttes ut jevnlig slik at det stadig trekkes inn nye medlemmer.
Søknadsvurdering
Alle søknader vurderes etter de samme vurderingskriteriene, og hver søknad får to individuelle vurderinger. Søknadene vurderes etter tre kriterier for vitenskapelig kvalitet og tre kriterier for forventet nytteverdi for pasientbehandling. Med forventet nytteverdi menes her:
Prosjektets forventede betydning/ nytteverdi for pasientbehandling på kort eller lang sikt og/eller sykdomsforebygging og/eller helsetjenestens organisering og kvalitet.
Se oversikt over vurderingskriteriene.
Komitémøter
Etter at den individuelle søknadsvurderingen er ferdigstilt, rangeres søknadene før diskusjon i hver komité. Formålet med diskusjonen er å utarbeide en endelig, omforent innstillingsliste. Alle søknader som er rangert i øvre halvdel etter den individuelle vurderingen går rett videre til diskusjon i komitemøtet. I tillegg diskuteres alle søknader der det er en betydelig uenighet om score mellom komitemedlemmene. Det medfører at rundt 60 % av søknadene behandles i plenum.
Alle diskuterte søknader får en fullstendig tilbakemelding fra komiteen, mens lavere rangerte søknader som ikke har nådd opp for videre diskusjon i komiteene får en forenklet tilbakemelding.
Resultatet fra hver fagkomite samles til slutt i en felles innstillingsliste. Det settes også opp en rangert venteliste som benyttes dersom det av ulike årsaker blir tilgjengelige midler etter tildeling. Forskningsadministrasjonen i Helse Sør-Øst RHF foretar aldri noen endringer i innstillingslisten fra fagkomiteene. Listen legges fram for styret i Helse Sør-Øst RHF for vedtak om tildeling.
Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF følger innstillingsprosessen og påser at føringer ikke fravikes under arbeidet.
Komité for strategisk målretting av regionale forskningsmidler
Søknader innenfor de prioriterte områdene vurderes som øvrige søknader om regionale forskningsmidler. Dette innebærer at disse søknadene først konkurrerer om forskningsmidler på lik linje med andre søknader, og dersom de er blant de høyest rangerte, innstilles disse søknadene til støtte i den tematisk åpne utlysningen.
Søknader innenfor de prioriterte fagområdene som er diskutert i komitemøtene, men som ikke innstilles til støtte i den åpne utlysningen, sendes videre til en egen komite for strategisk vurdering og innstilling til strategisk målrettede forskningsmidler. Denne komiteen består av medlemmer på ledernivå fra ulike enheter i det regionale helseforetaket, en brukerrepresentant, en konserntillitsvalgt og en observatør fra konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF.
Vedtak om tildeling og svar på søknaden
Den samlede innstillingslisten, inklusive ventelisten, fra alle fagkomiteene skal ifølge Instruks til styret i Helse Sør-Øst RHF om samarbeidet med universiteter og høyskoler legges fram for Samarbeidsorganet for forskning, innovasjon og utdanning i Helse Sør-Øst. Samarbeidsorganet behandler i første rekke prosessen for tildeling og gjør ingen endringer i innstillingslisten.
Styret i Helse Sør-Øst RHF vedtar endelig tildeling av regionale forskningsmidler på grunnlag av både den samlede innstillingslisten fra fagkomiteene og innstilte søknader fra komiteen for strategisk målretting av forskningsmidler. Oversikten over innvilgede søknader legges ut på nettsidene til Helse Sør-Øst RHF rett etter vedtak i styremøtet i Helse Sør-Øst RHF den 21. desember 2023. Samtlige prosjektledere for søknader om regionale forskningsmidler mottar samme dag svar pr. e-post på sine søknader.
Habilitet
Helse Sør-Øst RHF stiller strenge krav til habilitet i alle ledd av vurderingsprosessen:
- Medlemmene i fagkomiteene må erklære seg habile for hver enkelt søknad de skal bedømme
- Regionalt forskningsutvalg gjennomgår vurderingsprosessen, men blir ikke forelagt innstillingslisten
- Medlemmene i Samarbeidsorganet for forskning, innovasjon og utdanning i Helse Sør-Øst må vurdere sin habilitet i forhold til alle prosjekter som er innstilt til støtte eller venteliste. Det er utarbeidet egne kriterier for dette.
.